Kumpulan Soal - Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Jelaskan dengan lengkap tetapi ringkas tentang hal-hal berikut ini:

a.    Bagaimana proses lahirnya sebuah proyek ; dokumen apa saja yang terkait dengan hal ini?

Jawab:

Pada dasarnya sebuah proyek lahir karena memang sudah direncanakan / dijadwalkan untuk memenuhi kebutuhan TI-SI sebuah perusahaan. Namun, bisa juga karena kebutuhan yang mendesak.

Dokumen terkait:

-       Business case

-       Kerangka acuan kerja (KAK)

-       Rencana kerja dan syarat (RKS)

-       Harga perkiraan sendiri (HPS)

b.    Sebutkan dan jelaskan tentang kelompok proses dalam manajemen proyek menurut PMBOK!

Jawab:

1.    Project Integration Management

memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek secara efektif dikoordinasikan.

2.    Project Scope Management

untuk memastikan semua pekerjaan yang diperlukan dimasukkan.

3.    Project Time Management

menyediakan jadwal proyek yang efektif

4.    Project Cost Management

untuk mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan dan mengontrol anggaran

5.    Project Quality Management

untuk memastikan bahwa persyaratan fungsional sudah terpenuhi.

6.    Project Human Resource Management

mengembangkan dan mempekerjakan personil yang efektif.

7.    Project Communications Management

untuk memastikan komunikasi internal dan eksternal yang efektif.

8.    Project Risk Management

untuk menganalisa dan mengurangi risiko potensial.

9.    Project Procurement Management

untuk memperoleh sumber daya yang diperlukan dari sumber eksternal

c.    Hal-hal apa saja yang harus didiskusikan saat kick-off meeting?

Jawab:

1.    Tujuan / sasaran

2.    Rencana secara umum

3.    Hal-hal lain yang dipandang penting untuk disepakati

d.    Sebutkan dan jelaskan tahapan/proses yang dilalui dalam menyusun rencana manajemen resiko proyek!

Jawab:

1.    Perencanaan manajemen resiko

Proses yang memutuskan tentang pendekatan yang akan dilakukan, dan bagaimana melaksanakan kegiatan manajemen resiko untuk suatu proyek.

2.    Pengidentifikasian resiko

Menentukan resiko yang berpengaruh pada proyek, dan mendokumentasikan karakteristiknya

3.    Analisis kualitatif resiko

Memberi nilai prioritas pada resiko-resiko proyek untuk dijadikan dasar analisa dan tindakan selanjutnya dengan cara melakukan asesmen dan menggabungkan peluang munculnya resiko dengan dampaknya

4.    Analisis kuantitatif resiko

Melakukan analisa numerik akibat keseluruhan dari resiko yang diidentifikasi thd sasaran proyek

5.    Perencanaan tanggapan terhadap resiko

Menyusun opsi dan tindakan untuk memperbesar peluang dan mengurangi ancaman bagi tercapainya tujuan / sasaran proyek

6.    Pemantauan & pengendalian resiko

1.    Strategi untuk ancaman (resiko negatif)

a)  Menghilangkan resiko

b)  Mentransfer resiko kepada pihak lain:Misal, melakukan pembelian (outsourcing) untuk pekerjaan yang kurang dikuasai dengan mahir, asuransi, dll

c)  Mitigasi (melakukan tindakan untuk memperkecil  peluang timbulnya resiko negatif )

2.    Strategi untuk peluang (resiko positif)

a)  Eksploitasi

b)  Berbagi dengan pihak yang lebih mampu dalam memanfaatkan peluang

c)  Meningkatkan peluang

3.    Menyusun rencana kontinjensi

Langkah yang akan diambil bila resiko terjadi

4.    Menerima resiko (positif maupun negatif)

e.    Apa hasil dari kegiatan menyusun rencana manajemen SDM proyek? Jelaskan masing-masing hasil tersebut!

Jawab:

1.    Penunjukan peran dan tanggung jawab: peran, kewenangan, tanggung jawab, kompetensi. Pertimbangkan cakupan proyek, untuk menjamin semua kegiatan proyek tertangani dengan baik

2.    Rencana manajemen personalia: meliputi akuisisi, jadwal tugas, pemutusan hubungan, kebutuhan pelatihan, penilaian & penghargaan, kesesuaian dengann aturan pemerintah dll, perlindungan keamanan

3.    Bagan organisasi proyek

f.     Apa hasil dari kegiatan menyusun rencana manajemen komunikasi proyek? Jelaskan tentang hasil tersebut!

Jawab:

1.    Kebutuhan komunikasi stakeholder

2.    Informasi yang akan dikomunikasikan (format, muatan, tingkat rincian, dll)

3.    Penanggung jawab komunikasi

4.    Penerima informasi

5.    Metode / teknologi komunikasi

6.    Frekuensi

7.    Metode pemutakhiran rencana manajemen komunikasi

8.    Terminologi

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.         Sebukan 3 Hasil utama yang didapatkan kalau Kualitas Proyek dapat dikontrol !

Jawab :

·         Mendapatkan hasil yang spesifik dari proyek

·         Tidak ada penyimpangan terhadap standar awal

·         Menghilangkan kinerja yang tidak memuaskan

2.         Sebutkan ruang lingkup/aspek IT yang hasilnya dipengaruhi oleh Quality !

Jawab :

·         Fungsionalitas: sejauh mana fungsi yang dirancang dapat terwujud

·         Fitur: karakteristik khusus yang menonjol

·         Kinerja: sejauh mana sistem memenuhi maksud pengguna

·         Keandalan

·         Kemudahan pemeliharaan

3.         Dalam pengembangan system informasi, sebutkan produk/dokumen yang dihasilkan pada tahapan analisa dan desain.

Jawab :

Dokumen teknis (mulai dari dokumen perencanaan proyek, analisis,desain, sampai pengujian),user manual dan dokumen pelatihan.

ATAU

a.    Business Case

b.    Project Charter

c.    Proposal Proyek

4.         Sebutkan aktivitas dilakukan pada saat tahapan implementasi dan maintenance dalam suatu pembuatan system informasi.

Jawab :

·         Tahapan implementasi

1. Pembuatan database sesuai skema rancangan
2. Pembuatan aplikasi berdasarkan desain sistem
3. Pengujian dan perbaikan aplikasi (debugging)

·         Tahapan maintenance

Dilakukan oleh admin yang ditunjuk untuk menjaga sistem tetap mampu beroperasi secara benar melalui kemampuan sistem dalam mengadaptasikan diri sesuai dengan kebutuhan

ATAU

·         Implementasi: Pembangunan atau pengembangan sistem, testing dan installasi.

·         Maintenance: memperbaiki kesalahan (bug), menambahkan fitur yang tidak dimasukan kedalam desain aslinya, atau menyesuaikan dengan lingkungan bisnis yang berubah

5.         Coba anda jelaskan rancangan system informasi yang baik jika diukur berdasarkan parameter tingkat kohesi dan kopling.

Jawab :

Dikatakan rancangan yang baik jika memiliki kohesi yang tinggi, ketika satu modul memanggil modeul lain yang memiliki kopling yang rendah

·         High cohesion (functional cohesion): modul hanya melakukan satu tugas danmemerlukan sedikit interaksi dengan modul lain dalam satu program.

·         Low coupling:  modul memiliki kopling antar modul yang lemah atau sebebasmungkin dengan modul yang lain (independen). Kopling tergantung padakompleksitas antarmuka modul.

6.         Dalam fundamental pengembangan system informasi dapat berupa system yang monolithic, modularity, tolong anda jelaskan perbedaanya keduanya.

Jawab :

Monilithic adalah Kumpulan prosedur dimana prosedur dapat saling dipanggil oleh prosedur lain di sistem bila diperlukan.

Modularity adalah kumpulan komponen – komponen inti dan secara dinamis terhubung pada penambahan  layanan selama waktu berjalan

ATAU

·         Monolitic adalah suatu prosedure yang di-compile dari awal dan dimuat saat sistem boot. Sedangkan

·         modularity adalah suatu prosedur yang memerlukan installasi dan dapat juga diuninstall sehingga dapat dimuat saat diperlukan saja

7.         Sebutkan dan jelaskan dengan singkat criteria dalam menentukan apakah suatu proyek anda mau ambil atau tidak.

Jawab :

Dengan melakukan perhitungan :

1. Net Present Value

hasil manfaat bersih yang mengikutsertakan nilai bunga yang berlaku berdasarkan data-data seperti perkiraan inventasi, biaya operasional perusahaan, biaya pemeliharaan dan perkiraan benefit yang didapat

2. Internal Rate of Return

pelaku usaha mengambil keputusan berdasarkan hasil perhitungan dengan membandingkan discount dactor yang berlaku.

3. Net benefit Cost Ratio

dengan menggunakan perbandingan dari hasil perhitungan net benefit yg bernilai positif dengan hasil yang bernilai negatif yg mengikutsertakan discount factor.

4. Gross Benefit Cost Ratio

menggunakan benefit kotor untuk membandingkan perhitungan benefit yang bernilai negatif.

5. Profitability Ratio

menggunakan rasio dari selisih benefit dengan biaya operasi dan pemeliharaan yang dibandingkan dengan nilai total investasi.

8.         Tolong anda gambarkan dan jelaskan proses perencanaan suatu teknologi informasi ?

Jawab :

suatu proses analisis yang meyeluruh dan sistematis dalam merumuskan tujuan dan sasaran perusahaan, serta menentukan strategi yang memanfaatkan keunggulan sistem informasi dan dukungan teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan perusahaan suatu keunggulan jangka panjang dalam bersaing

ATAU

·         Integrasi Mnj. Proy: Menyusun Rencana Manajemen Proyek.

·         Mnj. Cakupan: Mengumpulkan Kebutuhan Proyek, Mendefinisikan Cakupan, Membuat Work Breakdown Structure.

·         Mnj. Waktu Proyek: Mendefinisikan Kegiatan, Mengurutkan Kegiatan, Mengestimasi Kebutuhan Sumber Daya, Mengestimasi Durasi Kegiatan, Menyusun Jadwal

·         Mnj. Biaya Proyek: Mengestimasi Biaya, Menyusun Anggaran Biaya.

·         Mnj. Mutu Proyek: Merencanakan Mutu.

·         Mnj. S.D.M. Proyek: Menyusun Rencana S.D.M. Proyek

·         Mnj. Komunikasi Proyek : Merencanakan Komunikasi

·         Mnj. Resiko Proyek: Merencanakan Manajemen Resiko, Mengidentifikasi Resiko, Melaksanakan Analisis Kualitatif Resiko, Melaksanakan Analisis Kuantitatif Resiko, Merencanakan Tanggapan Thd Resiko.

·         Mnj. Pembelian Proyek : Merencanakan Pembelian

9.         Tolong anda sebutkan produk/dokumen yang dihasilkan dalam tahapan analisa dan disain suatu system informasi.

Jawab :

Dokumen teknis (mulai dari dokumen perencanaan proyek, analisis,desain, sampai pengujian),user manual dan dokumen pelatihan.

10.      Sebutkan tugas dan tanggung jawab dari seorang project manager !

Jawab :

d.    Melakukan koordinasi kedalam (team proyek, manajemen, dll) dan keluar

e.    Dibantu semua koordinator menyiapkan rencana kerja operasi proyek, meliputi aspek teknis, waktu, administrasi dan keuangan proyek

f.     Melaksanakan dan mengontrol operasional proyek sehingga operasi proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana (on track)

g.    Mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah yang akan timbul agar dapat diantisipasi secara dini.

h.    Mengkomunikasikan dalam bentuk lisan dan tertulis (Laporan Kemajuan Pekerjaan).

11.      Dalam membuat jadwal proyek dalam menggunakan Gantt atau PERT Sebutkan Perbedaan antara keduanya.

Jawab :

Pert adalah suatu metode yang berfungsi untuk menentukan jadwal dan anggaran dari sumber sumber sehingga suatu pekerjaan yang sudah ditentukan lebih dahulu dapat diselesaikan dengan tepat waktu

Gantt Chart merupakan visualisasi chart yang digunakan untuk menggambarkan jadwal dari pekerjaan atau proyek. Gantt Chart menggambarkan tanggal mulai dan berakhir dari terminal elemen dan ringkasan elemen proyek serta menujukan hubungan yang terdapat antara semua fase atau tingkat dari pekerjaan

Gantt Chart	PERT
Dalam bentuk bar chart	Dalam bentuk flow chart
Menekankan penggunaan waktu dalam menyelesaikan task	Menekankan hubungan antara task
Dapat digunakan untuk project yg mudah	Dapat digunakan untuk project yg kompleks

12.      Dalam penutupan proyek ada 2 cara terminasi, sebutkan perbedaan keduanya.

Jawab :

13.      Dalam melakukan tracking proyek dilakukan terhadap activity dan milestone , sebutkan perbedaan keduanya.

Jawab :

-           Aktivitas adalah elemen pekerjaan yang biasanya ditemukan pada WBS yang membutuhkan durasi, biaya, dan sumber daya

-           Milestones adalah Kejadian penting yang tidak memiliki durasi, seringkali dibutuhkan  beberapa aktivitas utk menyelesaikan sebuah milestones.

14.      Tracking proyek dapat dilakukan dengan menggunakan CPM (Critical Path Method), yang mengenal 3 bentuk waktu yaitu : Realtime, Available Time dan Slack Time, sebutkan perbedaan ketiganya.

Jawab :

-       Realtime : Merupakan estimasi jumlah dari waktu yang diperlukan kegiatan dapat diselesaikan

-       Available Time : sejumlah waktu yang disediakan untuk kegiatan untuk diselesaikan

-                                 Slack Time : S ejumlah waktu sebuah kegiatan dapat ditunda tanpa menunda penyelesaian proyek secara keseluruhan

15.      Dalam memilih personal proyek dapat dilihat berdasarkan work style, ada 4 jenis work style, sebutkan perbedaan ke 4 nya.

Jawab :

1.    DOING

Mereka yang berkerja hanya dengan melakuakna apa yang seharusnya mereka lakukan.

2.    Leading  

Mereka yang berkerja untuk memimpin dan mengarahkan tujuan dari apa yang dikerjakan serta dapat melihiat vision pekerjaan yang akan datang

3.    Loving 

Mereka yang berkerja karena mereka menyukai perkerjaan tersebut

4.    Learnig

Mereka  yang berkerja  untuk mencari pengalaman dan pengetahuan 

16.      Sebutkan Jenis cost dalam proyek Sistem Informasi !

Jawab :

·                    Biaya Berwujud

·                Biaya Tidak Berwujud

·                Biaya Langsung

·                Biaya Tidak Langsung

·                Sunk Cost (Biaya Sebelumnya)

ATAU

·         Earned value (EV) atau BCWP

·         Planned value (PV) atau BCWS

·         Actual cost (AC) atau ACWP

17.      Dalam melakukan estimasi effort proyek sistem informasi dikenal machine learnig techniques contoh nya adalah Case Base Reasoning, tolong dijelaskan ?

Jawab :

CBR merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya

ATAU

Metode case based reasoning adalah salah satu proses pemecahan masalah baru berdasarkan solusi dari masalah-masalah sebelumnya.

18.      Sebutkan 3 kriteria penting dalam kesuksesan suatu proyek !

Jawab :

Menurut Schwalbe (2007) :

1.    Proyek dapat memenuhi scope, time serta cost  yang dapat disesuaikan atau diatur dengan baik sesuai dengan kapasitas yang ada tetapi tatp memuaskan pihak sponsor

2.    Proyek dapat memuaskan pelanggan atau sponsor

3.    Hasil dari proyek yang dijalankan sesuai dengan tujuan utama proyek

Menurut Olson (2003) :

1.    Keterlibatan klien dalam proyek

2.    Dukungan dari manajemen tingkat atas

3.    Objektifitas dari proyek yang jelas

Menurut Olson (2003) Pinto dan Slevin :

1.    Misi proyek : dalam proyek harus memiliki tujuan dan arah yang jelas

2.    Dukungan dari manajemen tingkat atas : untuk memastikan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan

3.    Perencanaan dan penjadwalan : perencanaan dan penjadwalan meliputi spesifikasi yang terperinci

4.    Konsultasi dengan pemilik proyek : semua pihak yang terlibat memberikan pendapatnya

5.    Anggota : dibutuhkan anggota dengan kemampuan yang baik untuk diikutsertakan dalam tim proyyek

6.    Kemampuan teknis : memiliki kemampuan teknis dan betul-betul mengerti proyek yang sedang dikerjakan

7.    Penerimaan dari pihak pemilik proyek : pemilik proyek menerima produk yang dihasilkan tersebut

8.    Pengawasan, pengendalian dan umpan balik : melakukan pengawasan secara berkala terhadap setiap tahap-tahap dalam proyek

9.    Komunikasi : komunikasi yang baik merupakan factor utama dari keberhasilan manajemen proyek

10. Penyelesaian masalah : menangani krisis dan penyimpangan yang terjadi

Menurut Standish Group (2001)

1.    Eksekutif mendukung

2.    Pengguna terlibat

3.    Manajer proyek berpengalaman

4.    Sasaran bisnis jelas

5.    Lingkup sempit

6.    Infrastruktur perangkat lunak baku (berstandar)

7.    Kebutuhan dasar tetap

8.    Metodologi formal

9.    Estimasi andal

19.      Sebutkan bagaimana proses dalam Risk Project Management !

Jawab :

·         Risk Management Planning (Perencanaan manajemen risiko)

·         Risk Identification (Identifikasi Risiko)

·         Qualitative Risk Analysis (Analisis Risiko Kualitatif)

·         Quantitative Risk Analysis (Analisis Risiko Kuantitatif)

·         Risk Response Planning (Perencanaan Respon Risiko)

·         Risk Monitoring and Control (Mengendalikan dan Memonitoring Risiko)

20.      Sebutkan Metode utama dalam menentukan nilai financial proyek !

Jawab :

1.    Net present value (NPV) analysis.

2.    Return on investment (ROI).

3.    Payback analysis.

9:57 PM